Vzor intake formuláře pro klienty
Vzor intake formuláře pokrývá to, co potřebuje skoro každá agentura nebo freelancer před začátkem projektu — kdo je klient, čeho chce dosáhnout, co už má, co od něj potřebujete vy a do kdy. Pole níže fungují samostatně jako checklist ke zkopírování, i jako PDF ke stažení, které můžete vytisknout nebo poslat tak, jak je.
Proč jeden vzor, ne jeden pro každý typ projektu
Většina intake šablon na webu je postavená na jednu úzkou oblast — dotazník pro web, brief na branding, marketingový intake — a překrývají se ve většině polí. Pod povrchovými rozdíly potřebuje skoro každý klientský projekt stejných šest okruhů informací: na koho se obrátit, co je projekt zač, čeho má dosáhnout, jaké podklady už existují, jaké přístupy potřebuje a do kdy má být hotovo. Tahle stránka pokrývá tenhle společný základ. Pokud stavíte konkrétně web, verze pro webdesign níže k tomu přidává pár specifik webu (jaké stránky potřebuje, otevírací dobu, analytiku); pro čistě logo nebo brand identitu viz brief na logo a branding.
Pět typů polí pokryje skoro všechno na intake formuláři, a jejich zaměňování je přesně to, kde se domácí formuláře nejčastěji pokazí:
- Text — krátká, strukturovaná odpověď: jméno, e-mail, URL.
- Soubor — podklad, který klient už má: logo, PDF, sada fotek.
- Volba — pevná sada možností, takže dostanete hodnotu, se kterou lze pracovat, ne větu, kterou musíte interpretovat.
- Přístup — přihlašovací údaj nebo heslo. Není to textové pole — proč, vysvětluje sekce níže.
- Strukturovaná data — malá sada souvisejících faktů s pevným tvarem, jako adresa nebo otevírací doba, kde chcete pokaždé dostat stejná pole zpátky.
Formulář po sekcích
1. Kontakt
| Pole | Typ | Proč se ptát |
|---|---|---|
| Jméno klienta nebo firmy | Text | Potřeba pro personalizaci všeho ostatního — nabídku, fakturu, název samotného projektu. |
| Jméno a role hlavního kontaktu | Text | Na koho se obrátit, když něco není jasné; role napoví, jestli může rozhodovat sám. |
| E-mailová adresa | Text | Kam jde hotový brief, upomínky i výsledný výstup. |
| Telefon (nepovinné) | Text | Pro cokoliv příliš naléhavého na čekání na odpověď e-mailem. |
2. Základ projektu
| Pole | Typ | Proč se ptát |
|---|---|---|
| Typ projektu | Volba | Web, brand identita, marketingová kampaň, aplikace, jiné — určuje, které další sekce se vůbec týkají. |
| Máte existující web nebo značku? | Volba (ano/ne) | Rozliší projekt od nuly od projektu s existujícími omezeními, ve kterých se má pohybovat. |
| Odkaz na existující web nebo podklady značky | Text (URL) | Relevantní jen při odpovědi ano výše; ušetří samostatné dožádání. |
| Co tenhle projekt teď spouští? | Text | Rebranding, rozbitý starý web, nové spuštění — důvod formuje, jak bude vypadat „hotovo", víc než jakýkoli brief. |
3. Cíle
| Pole | Typ | Proč se ptát |
|---|---|---|
| Čeho by to mělo dosáhnout během prvních pár měsíců? | Text (dlouhý) | Změní „ať to vypadá profesionálně" na něco, co lze později reálně ověřit. |
| Pro koho je to určené? | Text (dlouhý) | Cílová skupina je základ skoro každého dalšího rozhodnutí o obsahu a designu. |
| Co by tenhle projekt udělalo neúspěšným, i kdyby vypadal skvěle? | Text (dlouhý) | Odhalí skrytý požadavek — právní upozornění, oblíbenou funkci někoho ze zainteresovaných — dřív, než je to překvapení v pátém týdnu. |
4. Podklady a obsah
| Pole | Typ | Proč se ptát |
|---|---|---|
| Logo | Soubor | Skutečný soubor, ne screenshot loga — žádejte SVG nebo velké PNG. |
| Barvy značky | Volba (seznam barev) | Hex kódy, pokud existují; fotka něčeho brandovaného ze které lze barvu odečíst, pokud ne. |
| Klíčové texty | Text (dlouhý) | Nadpis, odstavec „o nás", cokoliv právně citlivé (ceník, upozornění), co má přijít od klienta, ne být vymyšleno. |
| Fotky nebo jiné podklady | Soubor (více) | Uveďte minimální počet a rozlišení předem, ne až po doručení fotky o 400 px. |
5. Přístupy
| Pole | Typ | Proč se ptát |
|---|---|---|
| Přihlášení ke stávajícímu webu nebo hostingu | Přístup | Nikdy obyčejné textové pole — proč, popisuje sekce níže. |
| Přístup k registrátorovi domény | Přístup | Zjistit dva dny před spuštěním, že to klient nemá, je běžné a snadno předejitelné zdržení. |
| Účty třetích stran (analytika, e-mail, sociální sítě) | Přístup nebo Text | Cokoliv, na co se má nová práce napojit; ptejte se, co konkrétně platí, ne co byste předpokládali. |
6. Termín a rozpočet
| Pole | Typ | Proč se ptát |
|---|---|---|
| Pevný termín, pokud existuje | Text | Datum spuštění, akce nebo start kampaně — rozliší reálné omezení od přání. |
| Rozpočtové rozpětí | Volba | Nabídka tří pásem dostane upřímnější odpověď rychleji než žádost o konkrétní číslo natvrdo. |
| Kdo má konečné slovo | Text | Potvrďte to jednou hned na začátku, obzvlášť jakmile je zainteresovaných víc než jeden. |
Verze pro webdesign
Webový projekt potřebuje všechno výše, a navíc pár polí specifických pro tohle médium. Doplňte je nad rámec šesti sekcí, když je „typ projektu" web — formulace i názvy sekcí zůstávají stejné, přibývají jen tyhle řádky:
| Pole | Typ | Proč se ptát |
|---|---|---|
| Které stránky web potřebuje? | Volba (více možností) | Domů, O nás, Služby, Kontakt, Blog a podobně, z pevného seznamu, ne volným textem, takže odpověď rovnou odpovídá mapě webu. |
| Preference typografie, pokud existuje | Volba | Většině klientů vyhovuje vaše doporučení; zeptejte se, ať to ti, kterým na tom záleží, mohou říct dřív, než se kolo designu postaví na špatném písmu. |
| Otevírací doba | Strukturovaný údaj | Pondělí–pátek, sobota, neděle jako tři pevná pole místo odstavce k ručnímu rozparsování — relevantní jen u firmy s pevnou otevírací dobou. |
| Tracking ID pro analytiku | Text | Fajn zapojit hned od začátku, ale pár dní bez dat po spuštění webu nic nezničí — kvůli tomu spuštění odkládat nemá smysl. |
Nic dalšího se nemění: přihlášení do administrace stávajícího webu, přístup k registrátorovi domény a přesná adresa a kontaktní údaje pro patičku jsou už pokryté výše v sekcích Přístupy a Podklady a obsah, stejně jako u jakéhokoli jiného klientského projektu.
Proč mají přístupy vlastní pole
Heslo napsané do stejného pole jako brief projektu se uloží, zkopíruje a zazálohuje přesně jako ten brief — v otevřené podobě, v jakémkoli nástroji, který formulář držel, natrvalo. Na tom, že zbytek formuláře je neškodný, se bezpečnost přístupového údaje nemění. Řešením je pole postavené na jednorázové předání: zašifrované ve chvíli odeslání, zobrazené jednou tomu, kdo o něj požádal, a pak pryč. Jak bezpečně převzít přístupy od klienta rozebírá důvody podrobněji; trezor na přístupy je implementace BriefGate — šifruje se na serveru ve chvíli, kdy přístup dorazí, nikdy v klientově prohlížeči, a nikdy to netvrdíme jako „zero-knowledge", což by nešlo doložit.
Stáhnout vzor
PDF vzor intake formuláře obsahuje všechna pole výše, rozdělená do stejných šesti sekcí, připravená k tisku nebo vyplnění na obrazovce — jedna stránka, žádné sledování, žádná registrace. Je to výchozí bod k úpravě, ne pevný formulář: co daný projekt nepotřebuje, vynechte, a doplňte cokoliv specifické pro váš vlastní postup.
Časté chyby
Jedno dlouhé pole na „podklady" nebo „branding stuff". Klient si pod „podklady" nic nepředstaví — jen pod logem a sadou fotek. Rozepište každý souhrnný požadavek na jednotlivé soubory nebo fakta, která obsahuje. Neuvedené minimální rozlišení u fotky nebo loga. „Prosím ve vysokém rozlišení" asi v polovině případů vrátí screenshot z mobilu; „alespoň 512 px na šířku" vrátí použitelný soubor. Přístupy sbírané stejně jako všechno ostatní — stojí za zopakování, protože je to chyba s nejhorším možným dopadem. Formulář bez termínu. Požadavek bez data soutěží se vším ostatním v klientově schránce, co termín má, a prohrává. Poslání formuláře jednou a bez další upomínky — většina zaseknutých intaků není odmítnutí, jen okamžik, který si nikdo nevšiml, že proklouzl; rozvrh upomínek, který to řeší, popisuje klient neposílá podklady.
Jak poslat stejný vzor přes BriefGate
Všechno výše funguje jako obyčejné PDF nebo sdílený dokument — přesně proto ho tak i zveřejňujeme. Kde to po prvních pár projektech obvykle přestává stačit, je stejné místo jako u každého statického formuláře: nic nesleduje, kdo na co odpověděl, nic nepřipomene klientovi, který zmlkl, a přístupový údaj napsaný do pole formuláře je stejně nechráněný, jako by byl v e-mailu.
AI kódovací agent — nebo vy sami z dashboardu — může tenhle přesný seznam proměnit v živý klientský portál jedním voláním define_intake. Každý řádek výše odpovídá reálnému typu položky: textová pole zůstávají text / longtext, logo a fotky se stanou image a file_list s omezením formátu a velikosti, barvy značky color_list, typ projektu a rozpočtové pásmo select, pole „které stránky" z verze pro webdesign se stane multiselect a otevírací doba structured, a každý přístup se stane položkou secret — zapečetěnou na serveru BriefGate ve chvíli odeslání a odhalenou vašemu agentovi přesně jednou. Klient dostane jeden odkaz s vaším brandingem bez nutnosti se kamkoliv registrovat (viz klientský portál), BriefGate ho podle rozvrhu upomíná, dokud není hotová každá povinná položka (viz upomínky), a váš agent přečte hotový intake zpátky jedním voláním get_intake_results — jako otypovaná data, ne PDF k ručnímu přepisování. Kompletní přehled typů je v přehledu typů položek.
Poslat tenhle seznam jednou, jednomu klientovi, funguje na každém tarifu včetně Free. Pokud opakujete stejný typ projektu a chcete si přesně tuhle sadu polí uložit jako znovupoužitelnou šablonu — aby nový projekt začínal předvyplněný místo stavění od nuly — je to placená funkce od tarifu Solo; jak uložené šablony fungují a co obsahuje který tarif, popisuje šablony.
Časté dotazy
Stačí PDF intake formulář, nebo potřebuju portál?
Pro jeden projekt PDF nebo sdílený dokument bohatě stačí — vytiskněte ho, pošlete e-mailem nebo dejte do sdíleného disku. Portál se začne vyplácet, jakmile běží víc než pár projektů najednou a nejde spolehlivě pamatovat, kdo co ještě dluží, nebo jakmile by pole formuláře muselo držet heslo.
V čem se tohle liší od intake formuláře pro webdesign?
Není to samostatný formulář — specifika webu (jaké stránky, otevírací doba, analytics ID) jsou zapracovaná do sekce verze pro webdesign výše, takže tenhle jeden vzor pokrývá webový projekt i cokoliv jiného klientského.
Můžu do PDF nebo obecného formuláře prostě dát pole na heslo?
Můžete, ale není to pro něj bezpečné místo — vyplněné PDF nebo uložené odpovědi formuláře leží natrvalo, čitelné pro kohokoliv s přístupem k souboru nebo účtu za formulářem. Přístupy sbírejte zvlášť, přes něco postaveného na jednorázové odhalení, ne vložené do stejného dokumentu jako všechno ostatní.