Upomínky, které dorazí v rozumnou hodinu

Aktualizováno: 1. 10. 2026 · Autor: Radim Sekera

Smysl upomínky je, že podklady dorazí, aniž byste si museli pamatovat, že se máte znovu ozvat. Když se rytmus netrefí, dostanete opak: klienta, který ztiší vašeho odesílatele, nebo klienta, který opravdu zapomněl a neozvete se mu, dokud termín nevyprší. Upomínkový engine BriefGate je postavený tak, aby tuhle rovnováhu trefil ve výchozím nastavení — a šel doladit, když to projekt potřebuje jinak.

Proč je „každé 3 dny" špatný výchozí stav

Pevný interval bere klienta v den jedna stejně jako klienta v den třicet a jemný projekt na budování značky stejně jako naléhavý s tvrdým termínem. V praxi neplatí ani jedno. Na začátku je krátká mezera na místě — klient se ještě orientuje a upomínka po dvou dnech je sotva upomínka. O týdny později stejná dvoudenní mezera vyzní jako otravování, protože to, co klienta zdrželo poprvé, se nezmění jen proto, že jste napsali znovu dřív.

Vestavěné rozvrhy BriefGate se zpomalují: upomínky začínají blízko sebe, dokud je žádost čerstvá, a s tím, jak zůstává bez odpovědi, se rozestupují — přesně tak, jak by se doopravdy doptával člověk, aniž byste museli interval ručně dolaďovat pro každého klienta zvlášť. Rozvrh nastavíte jednou, při volání define_intake, a engine ho pak sám vede: načasování, odstranění duplicit i noční klid od té chvíle hlídá on.

Pět rozvrhů

Nastavíte ho jednou, na sběru podkladů:

{
  "project_name": "Bella Cucina Website",
  "client": {"email": "owner@bellacucina.cz"},
  "items": [...],
  "chase_schedule": "default"
}

Volba není definitivní — PATCH /v1/intakes/:id umí rozvrh změnit i poté, co pozvánka už odešla, a BriefGate zbývající upomínky naplánuje znovu podle nového nastavení, místo aby vás nutil sběr podkladů smazat a založit znovu (což by klientovi poslalo druhý odkaz).

Než sáhnete po custom, stojí za to vědět: tarif Free má přístup jen k default a off. Solo, Studio a Agency mají všech pět.

Noční klid, v místním čase klienta

Upomínka, která dorazí ve dvě ráno, se nepřečte o nic rychleji — jen shora v inboxu vypadá, že ji poslal stroj, protože ho poslal. BriefGate zadržuje upomínky mimo 8:00–19:00 v místním čase klienta, které se nastavuje přes client.timezone na sběru podkladů (bez nastavení se použije UTC). Když naplánované odeslání spadne do tohohle okna, nezruší se — zadrží se do nejbližšího povoleného času, takže žádná upomínka nepropadne, jen dorazí v rozumnou hodinu.

Tahle ochrana je zapnutá ve výchozím stavu a jde vypnout přes respect_quiet_hours: false, což se vyplatí u záměrně rychlého vlastního rytmu — třicetiminutový interval respektující noční klid by jinak celou noc jen stál, místo aby se ozýval.

Víkendy

Víkendy úplně vynechává jen rozvrh gentle. Všechny ostatní — default, aggressive, vlastní rytmy nevyjímaje — posílají i v sobotu a v neděli. Pokud váš projekt opravdu jede v pětidenním týdnu a sobotní e-mail by působil divně, gentle je přesně na to postavený; ostatní rozvrhy počítají s tím, že upomínka o víkendu je klientovi pořád k užitku, i když vy sami zrovna nepracujete.

Zastavení: dokončení, strop a webhook místo věčného opakování

Ve chvíli, kdy klient odešle všechno povinné, se upomínání samo zastaví — na vaší straně žádný úklid.

Pokud neodešle, BriefGate neupomíná donekonečna ani tak. Každý sběr podkladů má strop upomínek, max_reminders, s výchozí hodnotou 3. Jakmile je tolik upomínek odesláno, sběr podkladů se zasekne: BriefGate zruší všechny ještě naplánované upomínky a místo dalšího samostatného odesílání klientovi spustí webhook intake.stalled. Jeho obsah nese missing_items — povinné položky, které pořád chybí, podle klíče — takže přesně víte, co zmínit, až se ozvete sami.

Tenhle tvrdý stop je záměr, ne chybějící funkce. Sběr podkladů, na který po třech upomínkách nikdo neodpověděl, nezachrání čtvrtá ani desátá na autopilota — potřebuje lidské rozhodnutí (jiný kanál, jiný kontakt, nebo přijmout, že je zaseknutý), a každý další automatický e-mail do té doby jen stojí reputaci vaší odesílací domény bez jakéhokoli přínosu. Pokud rychlý rytmus opravdu potřebuje víc pokusů, než má smysl eskalovat — třicetiminutový interval spálí 3 upomínky za devadesát minut — zvedněte max_reminders už při nastavování rozvrhu. Zaseknutý sběr podkladů se sám neobnoví jen proto, že změníte rytmus: zůstane zaseknutý, dokud max_reminders nezvýšíte nad počet už odeslaných upomínek, nebo ho nenastavíte na "unlimited" — to je zároveň způsob, jak ho znovu rozjet. Zvednutí stropu na klienta nevychrlí najednou všechny upomínky, které rytmus po dobu zaseknutí propásl; rytmus pokračuje od svého nejbližšího pravidelného termínu, jako by se nikdy nezastavil.

Ruční send_chase se do stropu počítá stejně jako naplánovaná upomínka — je to jeden z pokusů, ne bonus mimo počet.

Co znamená odraz — a proč patří člověku

Ne každý odraz znamená mrtvou adresu, takže je BriefGate netřídí všechny stejně. Trvalý odraz nebo stížnost na spam adresu vyřadí okamžitě. Odraz, který přijde po potvrzeném doručení téže zprávy, se nechá bez zásahu — obvykle jde o pravidlo pro přeposílání nebo karanténní bránu za skutečnou schránkou klienta, ne o mrtvou adresu, a brát to jako mrtvou adresu by potichu zrušilo všechny budoucí upomínky. Dočasný odraz (plná schránka, greylisting) bez doručení se toleruje dvakrát; až třetí nedoručený v řadě adresu vyřadí.

Kdykoli se adresa vyřadí, BriefGate spustí webhook chase.bounced, označí tu adresu u daného sběru podkladů jako odraženou a přestane na ni posílat — ostatním příjemcům na tomtéž sběru podkladů se dál upomíná normálně. Proto odraz patří člověku, ne další automatické zkoušce: selhání, která projdou vlastním filtrováním BriefGate (mrtvá schránka, stížnost na spam), jsou přesně ta, která e-mail sám nevyřeší. chase.bounced je signál oslovit klienta jinudy, ne čekat, až to zkusí rozvrh znovu.

Jeden odkaz, který rytmus udržuje naživu

Každá upomínka — naplánovaná i ruční — nese stejný magic link, jaký klient dostal v úplně první pozvánce; BriefGate pro tentýž sběr podkladů nikdy nevystaví druhý. Co každé odeslání dělá, je prodloužit, jak dlouho ten odkaz zůstává platný: platnost (portal_link_ttl_days, nastavení účtu) se počítá od posledního odeslaného e-mailu, takže aktivní rytmus si vypršení sám průběžně odsouvá. To má praktickou výhodu pro návrh rytmu: klient, který ztratil nebo smazal starší e-mail, nepotřebuje žádný proces obnovy, protože další naplánovaná upomínka mu dá přesně tentýž, pořád funkční odkaz a zároveň mu při tom natáhne hodiny. Pokud zrovna vyplňuje portál s aktivní relací, ta relace je samostatná cookie a je to bez vlivu na ni tak jako tak.

Jak vybrat rozvrh pro projekt

• Dlouhodobé nebo opakované klientské vztahy, kde tón záleží víc než rychlost — gentle: méně kontaktů, víc rozestupu, žádná pošta o víkendu.
• Většina projektů, bez neobvyklého termínu nebo tlaku na vztah — default, jediný dostupný na každém tarifu včetně Free.
• Tvrdý termín, klienta je potřeba postrčit — aggressive: zpočátku skoro denně, později obden.
• Cokoli, na co se nehodí žádný z předchozích — custom, s vlastním intervalem. Krátký interval doplňte zvednutým max_reminders; výchozí strop 3 je dimenzovaný na default, ne na minuty nebo hodiny.
• Jednorázové odeslání, žádná automatika — off, a upomínejte ručně přes send_chase.

Ať zvolíte cokoli, noční klid a strop upomínek klientovi zabrání zažít záplavu — engine je postavený na tom, aby se ptát přestal, ne aby se pořád jen slušně ptal dál.