Automatizace onboardingu klientů: od podepsané zakázky k projektové složce, která je už plná

Aktualizováno: 18. 9. 2026

Úsek mezi tím, co klient řekne ano, a tím, co práce skutečně začne, je na většině projektů stejné čtyři kroky: rozhodnout, co od klienta potřebujete, požádat o to, upomínat, dokud to nedorazí, a předat to tomu, kdo staví. Žádný z těch čtyř kroků nemusí pokaždé dělat ručně člověk — a rozdíl mezi ruční prací a automatizací je rozdíl mezi kickoffem, který čeká na soubor s logem, a kickoffem, který začíná se vším už ve složce.

Tenhle návod je nezávislý na konkrétním nástroji. Popisuje, co se v tomhle úseku skutečně vyplatí automatizovat, co s každou částí dělá BriefGate, a která ze čtyř cest — dashboard, Zapier, n8n, nebo vlastní kód proti API — sedí vaší agentuře nebo studiu. Tři navazující návody na konci jdou do hloubky ke konkrétnímu nástroji; tenhle je mapa.

Co se skutečně vyplatí automatizovat

Dva ze čtyř kroků výše jsou mechanické a opakují se na každém projektu stejně: požádat (poslat stejný typ požadavku, ve stejném tvaru, pokaždé, když se uzavře zakázka) a upomínat (posílat připomínky, dokud to není hotové, a přestat ve chvíli, kdy je). Obojí je čistá režie — v odeslání upomínky není žádné rozhodování, ruční provedení hlavně znamená, že to někdo občas zapomene.

Zbylé dva kroky mechanické nejsou, a automatizovat je za určitou hranici udělá intake horší, ne lepší. Rozhodnout, co potřebujete, pořád vyžaduje, aby o konkrétním projektu přemýšlel člověk — šablona vás dostane většinu cesty, ne celou. Zkontrolovat, co dorazilo — jestli je tohle logo skutečně použitelné, jestli je tenhle text skutečně finální — je rozhodnutí, které by měl dělat člověk v kontaktu s klientem, ne pravidlový engine. Vlastní review krok BriefGate tohle rozdělení odráží: odeslaná položka se po nastavené době automaticky schválí, pokud na ni nikdo nesáhne, ale nic vám nebrání položku otevřít a vyžádat si revizi dřív (viz Rychlý start s dashboardem).

Užitečný cíl automatizace je tedy užší než „celý proces onboardingu": jednou definovat požadavek, odeslat ho bez psaní e-mailu, upomínat bez psaní připomínky a předat to, co dorazí, ve tvaru, který další krok rovnou použije. A přesně tohle BriefGate dělá.

Vyjděte z opakovatelného požadavku, ne z prázdné stránky

Každá položka (item) v BriefGate má typ — text, longtext, file, file_list, image, color_list, select, multiselect, boolean, url, secret nebo structured — celkem dvanáct, každý s vlastními omezeními (minimální šířka obrázku, JSON Schema pro strukturovaná fakta jako otevírací doba, povolené formáty souborů). Plný přehled je v Typy položek. Typované položky znamenají, že portál ověří klientovu odpověď dřív, než ji jde odeslat, a kdo výsledek čte, dostane použitelnou hodnotu, ne screenshot k prohlédnutí okem.

Část, která skutečně ušetří přepisování od nuly, je šablona (template): uložený seznam položek, na který novou intake jen nasměrujete místo skládání znovu. Tři veřejné šablony — web restaurace, stránka poradce a web spolku — jsou dostupné na každém plánu včetně Free, a Solo (29 $/měsíc) a vyšší si můžou uložit vlastní. Na plánu Agency jsou šablony, které vytvoří kterýkoli člen týmu, vidět celému týmu, takže seznam se pro daný typ projektu staví jen jednou. Plné vestavěné sady položek a jak funguje přepsání jedné položky při zachování zbytku najdete v Šablony.

Odeslání bez psaní e-mailu

Jakmile požadavek existuje — od nuly, ze šablony, nebo z AI kódovacího agenta, který zavolá define_intake — odeslání neznamená sepsat e-mail. BriefGate klientovi pošle e-mail s osobním odkazem na jeho portál: žádný účet, žádné heslo, nic k instalaci. Klient vidí brandovanou stránku (na placených plánech) se seznamem toho, co ještě chybí a co je už hotové, a nic na té stránce nenaznačuje, jak byl požadavek sestaven — dashboard i agent vypadají pro klienta stejně. Jak přesně ten portál vypadá, popisuje Co je BriefGate?.

Jedna věc, kterou je dobré znát, pokud si tohle napojujete do vlastního kódu: portal_url, který intake vrátí, sám o sobě portál neotevře — potřebuje přihlašovací token, který API nikdy nevrací. Klientův e-mailový odkaz ten token nese; odkaz, který si sami sestavíte jen z portal_url, nebude fungovat.

Rozvrh upomínek, který jede sám

Tohle je část, která mění „pošli jednou a doufej" na „pošli jednou a bude to hotové". Rozvrh (cadence) zvolíte při vytvoření intake (nebo ho změníte i později, aniž by se pozvánka posílala znovu) a BriefGate odtud řídí načasování, deduplikaci i tiché hodiny sám — plný přehled je v Upomínky.

Připomínky se drží mimo klientovo místní okno 8:00–19:00, pokud tiché hodiny výslovně nevypnete, a kromě gentle každý rozvrh posílá i o víkendu. Upomínací engine přestane ve chvíli, kdy klient vše dokončí, a přestane natrvalo — intake označí jako zaseknutou (stalled) a spustí webhook — jakmile dosáhne stropu počtu připomínek (výchozí tři pokusy), takže problém vrátí zpátky vám místo aby otravoval donekonečna. Na plánu Free jsou dostupné jen rozvrhy default a off — ostatní vyžadují Solo a vyšší.

Předání na konci

Když se intake dokončí, výsledek může mít dvě podoby, a která je ta správná, závisí na tom, kdo ho bude na druhé straně otevírat.

Pokud výsledek bude otevírat člověk — designér procházející fotky, projektový manažer kontrolující, co dorazilo — tlačítko Stáhnout vše (ZIP) na stránce intake zabalí každý soubor spolu se souhrnem podklady.pdf a podklady.md do jednoho stažení, uspořádané do jedné podsložky na položku, přesně tak, jak to klient nahrál. Plný obsah a limit velikosti je v Stažení jako ZIP.

Pokud výsledek bude číst kód — váš vlastní skript, krok v Zapieru nebo n8n, AI kódovací agent — get_intake_results (nebo GET /v1/intakes/:id/results) vrátí typovaný JSON: podepsané URL s checksumy u souborů, ověřený objekt u strukturovaných položek, čisté hodnoty u všeho ostatního a pole missing s tím, co ještě chybí.

Ať tak či onak, položka typu secret (heslo nebo API klíč, který klient zadal) se při přijetí zašifruje na serveru a odhalí jen jednou — nikdy ne end-to-end šifrovaně, nikdy ne zero-knowledge, a nikdy se nezobrazí na žádné obrazovce víc než tenhle jeden okamžik. ZIP stažení hesla ve výchozím stavu vynechává, aby jednorázové odhalení zůstalo k dispozici; jejich zahrnutí ho spotřebuje stejně jako přečtení přes API.

Která ze čtyř cest sedí vaší agentuře

Všechny čtyři cesty nakonec definují stejný požadavek, pošlou stejný odkaz na portál a pod tím vším běží stejný upomínací engine — liší se v tom, kde žije logika „když se stane tohle, udělej tamto".

Dashboard, ručně. Žádný kód, nic k napojování. Intake sestavíte, odešlete a sledujete, jak přichází, přímo z prohlížeče. Sedí studiu s hrstkou intake najednou, kde už má stejně někdo dashboard otevřený. Viz Rychlý start s dashboardem.

Zapier. Zakázky, soubory a notifikace vám už teď protékají přes Zapier a chcete, aby intake byl jen další krok v tom řetězci — trigger „deal won" z CRM, který spustí intake, dokončená intake, která shodí soubory do Drive. Sedí studiu, jehož stack už stojí na no-code konektorech. Viz Zapier a automatizace client intake.

n8n. Stejné stavební kameny jako Zapier, self-hosted, navíc s možností předat BriefGate AI Agent uzlu jako nástroj, který si sám rozhodne, kdy zavolat. Sedí studiu, které chce automatizaci ve stylu Zapieru bez toho, aby workflow drželo třetí strana, nebo které už agentní workflow v n8n staví. Viz n8n a automatizace client intake.

Vlastní kód proti API a webhookům. Plná kontrola: vlastní smyčka agenta, CI pipeline, backendová služba reagující na intake.completed v reálném čase místo dotazování dokola. Sedí studiu s vývojářskou kapacitou, které chce mít intake napojený přímo na vlastní systémy, ne přes automatizační platformu třetí strany. Viz Návod na client intake webhooky, Referenci REST API a Webhooky.

Ať zvolíte kteroukoli cestu, mechanický střed — požadavek, odeslání, upomínání — je stejný. Co si skutečně vybíráte, je, kde už žije zbytek vaší business logiky, a napojíte na ni BriefGate místo toho, abyste pro ni stavěli páté místo.