Zásady ochrany osobních údajů

Verze 1.7 — účinná od 13. 10. 2026. Tento dokument popisuje skutečné zacházení BriefGate s daty tak, jak je implementované v produktu. Každá cookie, doba uchování i příjemce uvedený níž byl ověřen proti běžícímu kódu, ne sepsán podle záměru; kde doba nebo právní titul stojí na úsudku a ne na čísle z kódu, je ten úsudek uvedený, ne zamlčený.

Toto jsou zásady, na které odkazuje souhlasová obrazovka Google OAuth a nastavení vašeho účtu. Jsou určeny vám, majiteli účtu — osobě, která se u BriefGate registruje a službu používá — podle článku 13 GDPR.

Pokud hledáte, jak BriefGate nakládá s daty vašich vlastních klientů (lidí, kterým posíláte sběry podkladů), jde o samostatný vztah, ve kterém jste správcem vy, ne BriefGate. Podrobně to popisuje stránka o GDPR, na kterou tento dokument v §6 odkazuje, místo aby ji duplikoval.

1. Kdo je správcem

Pro osobní údaje popsané v tomto dokumentu je správcem:

Radim Sekera, podnikající pod obchodním označením BriefGate (české OSVČ). IČO: 04217764. Sídlo: Kostelní 2022/18, 741 01 Nový Jičín. Kontakt ve věcech ochrany osobních údajů: privacy@briefgate.dev.

BriefGate nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů; nesplňuje kritéria podle čl. 37 odst. 1 GDPR, která by jeho jmenování vyžadovala.

2. Jaké údaje o vás sbíráme

Uvedení jména, e-mailu a způsobu přihlášení je smluvní požadavek: bez nich účet nevznikne a BriefGate nemůže službu poskytnout. Fakturační údaje jsou potřeba, teprve když přejdete na placený tarif. Všechno ostatní v tabulce výš buď vzniká používáním produktu, nebo je dobrovolné — když to neuvedete, přijdete jen o funkci, které se to týká.

To je něco jiného než data, která přes sběry podkladů odešlou vaši vlastní klienti (jejich kontaktní údaje, soubory a případné přístupy) — ta popisuje stránka o GDPR a BriefGate je pro ně váš zpracovatel, ne jejich správce (viz DPA).

3. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

BriefGate v současnosti neprovozuje marketingové e-mailové kampaně pro majitele účtů; pokud by se to změnilo, jakákoli marketingová komunikace by se posílala jen na základě vašeho souhlasu (6 odst. 1 písm. a) nebo rovnocenného úzkého oprávněného zájmu s možností odhlášení, a tento dokument by se aktualizoval dřív, než by k tomu došlo.

4. Cookies

Tohle je úplný výčet — žádné jiné cookies BriefGate nenastavuje, na žádném ze svých webů. Jsou to nezbytně nutné cookies nebo prostá volba jazyka: udržují vaše (nebo klientovo) přihlášení, chrání rozpracované přihlášení, nebo si pamatují jazyk. Žádná neslouží k reklamě, analytice ani sledování napříč weby (měření zobrazení stránek bez cookies na marketingovém webu popisuje §12), nikde v produktu není tag manager ani nahrávání session, a české/unijní pravidlo pro cookies u těchto typů nevyžaduje souhlasový banner. bg_portal je zde uvedena pro úplnost, protože ji nastavuje infrastruktura BriefGate, i když osoba, kterou identifikuje, je váš klient, ne vy — používání portálu vašimi klienty se řídí vašimi vlastními zásadami ochrany osobních údajů vůči nim, což je vaše odpovědnost jako správce (viz stránka o GDPR, „Práva subjektů údajů“).

5. Jak dlouho uchováváme data vašeho účtu

• Data účtu a nastavení, včetně atribuce registrace: po dobu, kdy je váš účet aktivní, plus dobu po jeho zrušení potřebnou k vyřízení případné nedořešené fakturace, sporu nebo zákonné povinnosti záznam uchovat.
• Fakturační záznamy (faktury, platební záznamy): uchováváme po dobu, kterou vyžaduje české daňové a účetní právo — prakticky nejméně tři roky od konce příslušného zdaňovacího období a déle tam, kde lhůtu prodlužují účetní předpisy nebo DPH. Tato doba přesahuje životnost vašeho účtu bez ohledu na to, kdy ho zrušíte, a je to jediná kategorie, která přežije žádost o výmaz.
• Záznamy auditního logu: uchovávají se jako součást append-only bezpečnostního logu popsaného na stránce o GDPR a v DPA v příloze III; na žádost se nemažou, protože jejich účelem je spolehlivý záznam aktivity na účtu, i v období kolem případného sporu.
• Smazání účtu: na žádost BriefGate smaže váš účet a osobní údaje do 30 dnů, kromě toho, co musí uchovat kvůli zákonné povinnosti (fakturační záznamy).

To je oddělené od dat ze sběrů podkladů — podkladů, které odesílají vaši klienti — jejichž uchovávání si nastavujete sami na úrovni účtu i jednotlivého sběru podkladů, jak popisuje stránka o GDPR („Uchovávání dat“).

6. S kým data sdílíme

• Sub-zpracovatelé podporující službu: netcup GmbH (hosting, Německo), Cloudflare, Inc. (úložiště/CDN), Plus Five Five, Inc. (Resend, transakční e-mail), Twilio Inc. (SMS), Stripe, LLC (platby), Functional Software, Inc. (Sentry, sledování chyb aplikace, data v EU). Jejich roli, umístění a základ pro přenos podrobně popisuje DPA (příloha IV) a stránka o GDPR, na které tento dokument odkazuje, místo aby duplikoval tabulku, kterou by pak bylo nutné udržovat synchronní na dvou místech.
• Google LLC, pokud — a jen pokud — se rozhodnete přihlašovat účtem Google. Google to přihlášení zpracovává jako vlastní správce podle svých podmínek, ne za BriefGate; dozví se, že jste se přihlásili do BriefGate. Přihlášení e-mailem a heslem se tomu úplně vyhne. Viz DPA, příloha IV, „Google sign-in“.
• Právní a bezpečnostní důvody: tam, kde to vyžaduje zákon, k ochraně práv BriefGate, nebo k vyšetření zneužití služby (viz Zásady přijatelného použití).
• Vaši vlastní klienti, na tarifu Free. Bez vlastního brandingu (tarif Solo a vyšší) zobrazují pozvánkové a upomínkové e-maily i klientský portál vedle vestavěného jména odesílatele ověřenou přihlašovací e-mailovou adresu vašeho účtu, např. „Váš dodavatel (vy@example.com)" — a to i když máte nastavenou jinou Reply-To adresu. Klient tak pozná, kdo se ho ptá, i když jste si sami nenastavili jméno odesílatele. Jakmile má účet vlastní branding, tohle se přestane dít.
• Vaše osobní údaje neprodáváme a nesdílíme je pro reklamu třetích stran.

7. Mezinárodní přenosy

Aplikační zpracování probíhá v EU (Německo); někteří sub-zpracovatelé jsou americké společnosti a přenosy k nim se opírají o EU-U.S. Data Privacy Framework společně se standardními smluvními doložkami 2021/914 jako zálohou. Podrobnosti — včetně probíhajícího odvolání u Soudního dvora proti rozhodnutí o odpovídající ochraně — jsou v DPA §3, které je závazným zdrojem jak pro tento dokument, tak pro stránku o GDPR.

8. Vaše práva

Jako subjekt údajů máte právo na:

• Přístup k osobním údajům, které o vás BriefGate uchovává.
• Opravu nepřesných nebo neúplných údajů — mnohé z toho zvládnete sami v nastavení účtu.
• Výmaz vašich údajů („právo být zapomenut“), s výhradou zákonné povinnosti uchovávání podle §5.
• Omezení zpracování za podmínek podle článku 18 GDPR.
• Přenositelnost dat vašeho účtu k vám nebo k jinému poskytovateli ve strukturovaném, strojově čitelném formátu.
• Vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (§3).
• Odvolat souhlas kdykoli tam, kde je zpracování založeno na souhlasu, aniž by to ovlivnilo zpracování provedené před odvoláním.

Pro uplatnění kteréhokoli z těchto práv napište na privacy@briefgate.dev. Odpovíme ve lhůtách stanovených GDPR (obvykle do jednoho měsíce). Před vyřízením žádosti vás můžeme požádat o ověření totožnosti.

Právo podat stížnost. Pokud se domníváte, že BriefGate nezpracovává vaše osobní údaje v souladu se zákonem, máte právo podat stížnost u českého úřadu pro ochranu osobních údajů:

Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika www.uoou.cz

nebo u dozorového úřadu členského státu EU, kde máte bydliště, pokud je jiný.

9. Automatizované rozhodování

BriefGate o vás nečiní žádné rozhodnutí založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo ve smyslu článku 22 GDPR, a neprovádí profilování.

Přesně, ne uklidňujícím způsobem: rate limiting automatický je a požadavek nad limit odmítne kód bez účasti člověka. Nerozhoduje ale nic o vás jako o osobě — přiškrtí požadavek, řekne, kdy to zkusit znovu, a sám povolí. Zavření, pozastavení nebo odmítnutí účtu je rozhodnutí člověka a signály zneužití mu ho jen předloží.

10. Zabezpečení

Technická a organizační opatření chránící data vašeho účtu — šifrování, řízení přístupu, izolace klíčů, auditní logování — jsou stejná jako ta podrobně popsaná v DPA, příloze III, která platí pro data účtu stejně jako pro data ze sběrů podkladů.

11. Změny tohoto dokumentu

Tento dokument budeme aktualizovat podle toho, jak se mění produkt nebo naše zpracování, a novou verzi zde zveřejníme s aktualizovaným číslem verze. O podstatných změnách vás upozorníme na registrovaný e-mail vašeho účtu.

Anglické znění těchto Zásad je rozhodné. Tento překlad slouží pro usnadnění a v případě rozporu má přednost anglická verze.

12. Když nejste majitel účtu

Do styku s BriefGate se dostanou dvě skupiny lidí, kteří se nikdy neregistrují. Tento dokument platí i pro ně.

Návštěvníci briefgate.dev. Web měří zobrazení stránek pomocí Cloudflare Web Analytics, které běží bez cookies, bez jakéhokoli identifikátoru uloženého ve vašem prohlížeči a bez sledování napříč weby; Cloudflare, Inc. zpracovává metadata požadavků jako náš zpracovatel a my vidíme jen souhrnné počty, odkazující stránky a navštívené stránky. Web nemá reklamní pixel ani nahrávání session. Nastavuje jedinou cookie, bg_lang, aby si pamatoval, ve kterém jazyce čtete. Logy na úrovni hostingu zaznamenávají běžná metadata požadavků včetně IP adres a slouží k udržení dostupnosti webu a k vyšetření zneužití — oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f). Odkaz na stránku registrace může v adrese nést kampaňové parametry (například utm_source nebo gclid); z nich se nic neukládá, pokud si následně nezaložíte účet, jak popisují §2 a §3.

Lidé, kteří si otevřou veřejné demo. Demo na /v1/demo dá komukoli jednorázový klientský portál bez registrace. Tady je BriefGate správcem, ne zpracovatelem za někoho jiného: vaše IP adresa slouží k omezení počtu otevřených dem z jedné adresy, cookie bg_portal drží session a cokoli napíšete nebo nahrajete se ukládá přesně tak, jako by to byly odpovědi skutečného klienta. Celý demo sběr podkladů se i se soubory maže do jednoho dne, neposílá se žádná upomínka a nesbírá se e-mailová adresa. Nedávejte do něj nic skutečného — je od toho, aby vám ukázal, co uvidí váš klient.

Klienti, kterým pošlete sběr podkladů, jsou ještě jiný případ: pro jejich data je BriefGate zpracovatel a správcem je majitel účtu, takže platí jeho zásady, ne tyhle. Viz stránka o GDPR.