Upomínky

Přehled

Upomínkový engine automaticky posílá e-maily (volitelně i SMS) klientům, kteří svůj intake nedokončili. Rytmus nastavíte při volání define_intake a od té chvíle se BriefGate stará o načasování, odstranění duplicit i noční klid. Agent nemusí hlídat e-mailová vlákna ani si pamatovat, že se má připomenout.

Jakmile klient odešle všechny povinné položky, upomínky se samy zastaví.

Rozvrhy

Rozvrh nastavíte při zakládání intake:

{
  "project_name": "Bella Cucina Website",
  "client": {"email": "[email protected]"},
  "items": [...],
  "chase_schedule": "default"
}

Rytmus se pevně určí při založení intake — endpoint na jeho pozdější změnu neexistuje.

Tarify Solo a Agency mají k dispozici všechny rozvrhy. Tarif Free jen default a off.

Vlastní interval

Když se žádný přednastavený rozvrh nehodí, nastavte chase_schedule na custom a zadejte interval jako číslo plus jednotku:

{
  "project_name": "Bella Cucina Website",
  "client": {"email": "[email protected]"},
  "items": [...],
  "chase_schedule": "custom",
  "chase_interval": 5,
  "chase_interval_unit": "minutes"
}

chase_interval_unit je jedna z hodnot minutes, hours, days; výchozí jsou days. První upomínka dorazí jeden interval po pozvánce a další pak po každém dalším intervalu — 5 days dá za 5, 10 a 15 dní a tak dál.

Meze: nejméně 5 minut, nejvíc 90 dní. Cokoli kratšího než pět minut naráží na limity poštovních providerů a příjemci to připadá jako spam, takže to API odmítne.

Obě pole jsou nepovinná. Samotné chase_schedule: "custom" upomíná každé 3 dny. Poslat kterékoli z nich spolu s přednastaveným rozvrhem skončí chybou 422 — přednastavené rozvrhy mají pevný rytmus a tiché ignorování pole by vás nechalo v domnění, že jste ho změnili.

Na rozdíl od gentle vlastní rytmus víkendy nevynechává.

Pevná denní hodina

Rytmus měřený v celých dnech se dá přišpendlit na místní čas, místo aby se odvíjel od toho, kdy zrovna odešla pozvánka:

{
  "chase_schedule": "custom",
  "chase_interval": 1,
  "chase_interval_unit": "days",
  "chase_at_time": "07:00"
}

Tohle klienta upomene každé ráno v 7:00 v jeho pásmu client.timezone, včetně přechodu na letní čas.

• Hodnota je místní čas ve 24hodinovém formátu HH:MM.
• Vyžaduje interval v celých dnech. Rytmus kratší než den nemůže zároveň mířit na jednu pevnou hodinu, takže API takovou kombinaci odmítne chybou 422.
• Přebíjí noční klid. Když řeknete 7:00, platí 7:00 — upomínka se neodsune na 8:00 jen proto, že se tehdy otevírá výchozí okno.
• Jako každé odeslání nese pár sekund rozptylu, aby vám celá flotila intake nebouchla na poštovní server ve stejnou vteřinu.

Strop upomínek

Intake přestane upomínat po max_reminders upomínkách (výchozí 3), označí se jako zaseknutý a spustí webhook intake.stalled, abyste mohli zasáhnout. Rychlý rytmus by tři pokusy spálil během pár minut, takže při zkrácení intervalu strop zvedněte:

{
  "chase_schedule": "custom",
  "chase_interval": 30,
  "chase_interval_unit": "minutes",
  "max_reminders": 12
}

Maximum je 1000. Hodnota "max_reminders": "unlimited" strop úplně zruší — vyplatí se to jen u opravdu otevřeného upomínání, protože intake ignorovaný stokrát další e-mail nezachrání a za každý z nich platí reputace vaší odesílací domény.

Noční klid

Upomínkový engine respektuje pracovní dobu klienta, aby neposílal ve nevhodnou hodinu.

• Upomínky se zadrží, pokud je u klienta místní čas mimo 8:00–19:00.
• Nastavením respect_quiet_hours: false na intake budete posílat nepřetržitě. Dává to smysl u záměrně rychlého rytmu, který by jinak přes noc stál.
• Se zapnutým nočním klidem počítá rytmus kratší než den jen čas, kdy je okno otevřené: třicetiminutový interval, který vyprší v 18:50, pokračuje druhý den v 8:05 — místo aby všechny zameškané upomínky spadly na 8:00 najednou.
• Časové pásmo klienta se nastavuje přes client.timezone v define_intake (například "Europe/Prague"). Bez nastavení se použije UTC.
• Rozvrh gentle o víkendech neposílá nikdy.
• Všechny ostatní rozvrhy včetně vlastních posílají i o víkendu.

Když naplánované odeslání spadne do tichého okna, zadrží se do nejbližšího povoleného času — nezruší se.

Co je v upomínkovém e-mailu

Každá upomínka je ušitá na to, co ještě chybí:

• Jen položky, které klient dosud neodeslal (ne ty hotové)
• Shrnutí postupu („zbývají 3 z 8 položek, přibližně 6 minut“)
• Přímý odkaz do portálu s obnoveným magic linkem (bez přihlašování)
• Vaše jméno a váš branding — v placených tarifech se slovo „BriefGate“ v e-mailech pro klienta neobjeví

E-mail je psaný z vaší perspektivy, ne z perspektivy BriefGate. Klient vidí profesionální připomenutí od vás, ne od nástroje třetí strany.

Vlastní doména pro odesílání (Agency)

V tarifu Agency si nastavíte vlastní odesílací doménu (třeba [email protected]), takže klient uvidí v poli Od vaši doménu. V nastavení účtu je průvodce nastavením SPF, DKIM a DMARC — obvykle zabere 5 až 10 minut.

Dokud vlastní doména nastavená není, odesílá se z [email protected].

Ruční upomínka

Odeslat upomínku okamžitě mimo rozvrh:

Přes MCP:

send_chase(intake_id: "int_01J3K...", channel: "email")

Přes REST:

POST /v1/intakes/:id/chase

{
  "channel": "email"
}

Rozvrh se tím neresetuje — naplánované upomínky pokračují po té ruční podle plánu.

Doplněk SMS

SMS upomínky jsou k dispozici v tarifu Agency se SMS kredity.

• Kredity koupíte ve fakturaci: $5 / 50 zpráv
• Vyžadují client.phone zadaný při define_intake (formát E.164, například "+420601234567")
• SMS funguje nejlépe jako eskalační kanál: po odrazu e-mailu nebo po webhooku intake.stalled

Odeslání SMS upomínky:

send_chase(intake_id: "int_01J3K...", channel: "sms")

Nebo přes REST:

POST /v1/intakes/:id/chase
{"channel": "sms"}

Průběh eskalace

Když doručování e-mailů opakovaně selhává, dá to engine agentovi vědět:

1. E-mail klienta se natvrdo odrazí → spustí se webhook chase.bounced a BriefGate na tu adresu přestane posílat
2. Intake vyčerpá povolený počet upomínek, aniž by byl dokončen → spustí se webhook intake.stalled se seznamem missing_items
3. Agent dostane intake.stalled a případně eskaluje voláním send_chase(channel: "sms")
4. Když SMS není k dispozici nebo telefon nebyl zadaný, může agent eskalovat jinak (upozornit člověka, změnit stav projektu a podobně)

Pole missing_items v intake.stalled přesně říká, které položky ještě chybí, takže to můžete předat tomu, kdo eskalaci řeší.

Zpracování odrazů

Když Resend nahlásí tvrdý odraz nebo stížnost na spam, BriefGate:

1. Spustí webhook chase.bounced
2. Označí adresu na tomto intake jako odraženou
3. Zastaví všechny další upomínkové e-maily na tuto adresu (kvůli ochraně reputace odesílatele)

Měkké odrazy (dočasné selhání doručení) zkouší Resend opakovaně sám a hlásí je BriefGate až jako tvrdé. Vy tedy vidíte jen tvrdé odrazy a stížnosti.

Odraženou adresu už na existujícím intake nelze opravit — endpoint na změnu client.email po založení neexistuje. Když chcete klienta zastihnout na jiné adrese, založte nový intake na položky, které vám stále dluží, a ten starý nechte zarchivovat.

Jazyk

Každý e-mail je psaný v jazyce klienta, který se vybírá v tomto pořadí:

1. client.language na intake
2. default_language na účtu (PATCH /v1/account)
3. angličtina

Podporované: cs, sk, pl, de, es, en. Řídí se tím předmět, tělo, tlačítko i formát data — včetně skloňování počtu, které se liší i mezi jazyky, co vypadají podobně. Polština bere 22 jako „few“ a 25 jako „many“, čeština obojí jako „many“.

Vlastní předmět a úvodní text

email_copy nahradí vestavěné texty, buď na účtu (jako výchozí), nebo na jednotlivém intake (kde je pole po poli přebije):

{
  "email_copy": {
    "invite_subject": "{sender} potřebuje {count} podkladů k projektu {project}",
    "invite_intro": "Dobrý den, {client}. Pro {project} potřebujeme ještě pár věcí — zabere to zhruba {minutes} minut."
  }
}

Zástupné symboly: {sender}, {project}, {client}, {count}, {minutes}, {due}. Cokoli jiného se odmítne chybou 422 místo doslovného vypsání — překlep typu {prjoekt} v e-mailu si nikdo nevšimne dřív, než ho klient přečte.

Rozvržení, tlačítko i patička zůstávají beze změny. Hodnoty se escapují všude, kde text končí uvnitř HTML, takže název projektu nemůže do e-mailu propašovat značky.